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红瑞爱心志愿者协会

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红瑞爱心志愿者协会档案管理制度

撰稿人:admin   /   发稿时间:2017-12-18 17:28
红瑞爱心志愿者协会档案管理制度
  
第一章 总则
第一条 为保障红瑞爱心志愿者协会(以下简称“协会”)志愿服务工作的连续性、有序性,不断提高协会档案管理水平与质量,制定本制度。
  第二条 协会档案由秘书处统一管理或秘书处指派专人负责档案管理工作,根据档案管理标准统一对归档文件进行整理、立卷、编目。
  第三条 协会档案协会档案管理制度涉及的档案包括纸质形式档案与电子形式档案两大类。主要实行电子化管理,数据与志愿者本人活动同步更新,具体由人事培训部负责审查。
第二章 归档制度
第一节 归档范围
第四条 纸质档案归档范围主要在于重要出版物等具有保存价值的文档资料。
第五条 电子档案归档范围包括协会财务档案、各项规章制度、公益活动资料、主要服务项目资料、会员资料(包括个人注册信息、在志愿者组织机构任职情况、参加志愿服务活动记录、奖励惩处情况)以及具有保存价值的其他文件,此类档案由秘书处统一保管。 
第二节 归档时间
第六条 协会人事档案在换届选举或者人员变动确定信息两周内及时进行登记与建立,交由秘书处归档管理。
  第七条 协会组织或参与承办的大型活动档案,参与的主要负责人员应在活动结束两周内整理并交由秘书处归档管理。
  第八条 协会年度工作总结在该年整体工作结束后,由协会理事长或指定的专门人员及时完成年度总结,将工作总结以电子形式交秘书处归档管理。
  第九条 协会秘书处要严格执行协会档案管理归档时间制度,凡对协会的发展有重大影响的规章制度,在开展志愿服务活动中形成的具有保存价值的材料,秘书处应严格按归档时限及时整理、立卷、编目。 
第三节 归档要求
第十条 协会归档的档案一般一式一份,对协会发展影响重大的规章制度或利用频繁的材料可一式两份或征得理事长同意后适当增加其份数,秘书处以纸质形式和电子形式进行归档管理。
  第十一条 归档的文件资料应使用A4纸或符合要求的信纸印存,所涉证件原件(或复印件)要求种类齐全、份数完整、内容真实、与事实相符。
  第十二条 归档的文件一般按重要程度和时间顺序依次编排,保证档案之间的条理性和有序性。 
第三章 档案使用制度
第十三条 凡需使用协会档案的,必须征得秘书处同意后方可打印纸质文档,并加盖红瑞爱心志愿者协会印章,不得损坏和遗失。
第十四条 电子档案不得擅自转阅,严禁更改档案内容。 
第四章 档案管理人员职责
第十五条 秘书处对归档档案要做到准确、完整、齐全。
  第十六条 必须严格保密档案内容,确保档案的安全,不得擅自将档案用于非协会工作之外的其它用途。
第五章 附则
第十七条 协会对本制度拥有最终解释权。
  第十八条 本制度自会员代表大会通过之日起执行。
   
 
红瑞爱心志愿者协会   
                                 2017年10月10日
 

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